還記得學生時代第一次參加救國團活動時，如何在短短的三五天，從青澀的宅男，搖身一變為多愁善感的少年郎。這之間的變化正是我們要談的團隊建設的力量。從報到、分組、紮營、共炊、團康活動、小組競賽、心得分享、營火晚會，每一個細節都吸引著你全心投入。這一股團隊建設的力量將一盤散沙烏合之眾化為鋼鐵一般的團隊。

如果把每一梯次的救國團活動都視為專案時，所有關係人在專案經理人(團康人員)的引導下，在專案進行過程中，建立了同甘共苦、生死與共的團隊意識。想一想在營火晚會感人的告白、痛哭流涕，依依不捨的那一刻是否觸動了你內心深處的那一個赤子之心?曾幾何時，隨著歲月的增長，社會殘酷無情的競爭廝殺，我們似乎都忘卻了團隊建設的重要性。

一個專案團隊從籌組(一盤散沙)、發展(團隊建設)到管理(群策群力)，正好可以借鏡救國團活動的過程，把專案團隊帶回到救國團的時光。
首先，專案團隊的籌組確認人力資源可用性，並獲得完成專案所需的團隊。通常可以透過預配置、談判、外聘、虛擬團隊等四種方法取的所需資源：
1.預配置：事先選好專案團隊成員稱為預配置。出現這種情况的原因可能是由於競標建議書中承諾派遣特定人員進行專案工作，或由於專案需要特定人員的專有技能，或由於專案許可證中規定了某些人員的配置。
2.談判：多數專案人員配置派遣需要經過談判。例如，專案管理團隊需要進行談判的對象包括：部門主管、組織其它專案管理團隊、外部組織或供應商。專案管理團隊的影響能力和組織政策一樣，在人員配置談判中扮演重要角色。例如，部門主管在決定把各專案都搶着要的優秀人才配置給哪一個專案時，會權衡專案能獲得的好處和專案知名度。
3.外聘：組織若缺乏完成專案所需的内部人才時，就需要從外部獲得所需服務，包括聘用顧問或外包。
4.虛擬團隊：具有共同目標且在完成任務過程中基本上或完全没有面對面工作的一組人員。透過電子郵件和視訊會議等電子通信設施，使虛擬團隊成為可能。需要額外時間以設定明確的目標、制定衝突排解機制、召集人員参與決策過程、共享成功的榮譽。

其次，發展專案團隊改善團隊成員的能力、交互作用和整體團隊環境，以提升專案績效。發展專案團隊必須開發每個團隊成員的人際關係技能。人際關係技能一般是指「柔性技能」，也就是「軟實力」，對發展團隊特別重要，透過了解專案團隊成員的情緒、參與其行動、留意其關懷、並處理其議題，可以讓專案團隊大大減少問題並促進合作。人際關係技能包含：
1.領導力(Leadership)
2.團隊建設力(Team building)
3.激勵力(Motivation)
4.溝通力(Communication)
5.影響力(Influencing)
6.決策力(Decision making)
7.政治文化體認力(Political and cultural awareness)
8.談判力(Negotiation)

救國團負責帶團康活動的大哥大姊，就是深諳並靈活運用團隊發展的五階段：
1.形成期(Forming)：提出問題、界定角色、擬定目標與任務，造成依賴與依靠心理。團隊與個人彼此了解有限，沒有共同工作的經驗或共識，領導者需花巧思、運用各種溫馨活動 (聚餐、野營、烤肉、訓練活動等)，促使團隊成員能夠卸除心防相互交心，消除成員初加入團隊之不確定感及恐懼感，使其領受在此環境下，能優游自在，充分發揮所長，適時引導不同專業的團員學習良性互動，建立合宜的團隊內規，讓每個團員充分了解所負的使命及團隊欲達成的目標。
2.風暴期(Storming)：團員各有想法與意見、個性相異產生衝突、意見分歧、權力運作，衝突產生。團隊與個人彼此漸了解具有基本團隊合作技巧，能達成簡易團隊任務，領導者有時會像教練，有時須像醫生，小心掌控團隊融合狀況，並預防團員互動不良，團隊成員會因個人行事風格而與其他成員爭執摩擦，成員必須學習相互扶持及有效互動，建立屬於團隊特有的合作模式與作業程序。領導者需有耐心及技巧，協助並弭平紛爭，有些團隊能安然度過有些團隊甚至不曾經歷，有些則因內訌耗損戰力而一敗塗地。如果團隊成員能以建設性態度面對衝突，進一步溝通整合，則團體可以進入更有利於生產的階段，此階段的目標在於發展一個可以自由表達、具有信任感、凝聚力、歸屬感的氣候，在這個氣候下能夠澄清目標、工作的有效方法以達到目標。
3.規範期(Norming)：團員清楚明白職責、了解彼此行事風格、目標明確、任務為先，目標第一，凝聚力形成。團隊與個人加強互助合作技巧形成默契達到自動自發，團隊風格已隱伏成形，經由有效的整合，建立團隊決策模式及問題解析能力，領導者此時需指引團隊正確的方向，專注發展標的並有效達成任務。基本守則建立了對專案團隊成員可接受行為的明確期望。儘早遵循明確基本守則可減少誤解和提高生產力。討論基本守則讓團隊成員能夠發現別人認為重要的價值觀。基本守則一旦建立，團隊所有成員都有責任遵守。
4.表現期(Performing)：著眼於各項任務的完成、釐清角色扮演與職責所在、能吸引新成員加入，彼此信賴相互依靠。團隊成員默契日趨純熟，團隊建立良好互動機制及自我驅策動力，依既定目標按時程完成工作，能有效應變並即時回應，領導者只需保持監控，協助解決突發問題。
5.散會期(Adjourning)：團隊完成目標，團隊成員接受新任務或結束團隊。團隊生命期結束，回顧歷史與共同的記憶。新的成員加入，協助新成員融入團體，並參與團隊的發展過程。新的任務，又開始另一個團隊發展的週期。轉換為一個永續經營的團隊。

最後，管理專案團隊追蹤團隊成員績效、提供回饋、排解議題以及協調變更，以最佳化專案績效。管理專案團隊的技巧包含：
1.觀察與交談：通過觀察和交談可時刻了解專案團隊成員的工作情况和態度。專案管理團隊將監督相關的指標，諸如：專案應交付項目的進展情況、團隊成員引以為豪的成就、以及人際關係議題。
2.專案績效評鑑：實施專案績效評鑑的目的包含角色與職責的澄清、發覺未知或未解議題、發展訓練計畫。採用360 度回饋的方法可從與專案團隊成員交往的其它人收集相關的評估資訊。360 度是指從多種不同的管道，包含主管、同儕、以及部屬，獲得某人績效情況的回饋資訊。
3.衝突管理：成功的衝突管理可以提高生產力並促進積極的工作關係。衝突的來源包括資源匱乏、進度安排的優先順序、以及個人工作風格等。團隊規則、團隊規範、成熟的專案管理執行方法(例如：溝通規劃和角色界定)可減少衝突。如果管理適當，意見分歧將頗有益處，可提高創造力和做出好的決定。如果這種分歧成為負面因素，首先應由團隊成員負責解決相互間的衝突，如果衝突升級，專案經理應協助促成滿意的結局。
4.議題紀錄單：在專案團隊管理時若提出議題，可用紀錄單記載負責解決特定議題的人員以及議題解決的要求日期。議題記錄單協助團隊成員監督議題直至議題解決。議題的解決可消除阻止團隊實現目標的各種障礙。這些障礙可包括意見分岐、待調查的情況、以及需分派給某個專案團隊成員的新出現或未預見的職責。

請問iT人，您參與過無數專案，您如何籌組、發展和管理專案團隊?
(第30之18篇完)

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